Consideraciones para instalación, configuración y operación en modo hotelero

Consideraciones para instalación y configuración

1. En el paquete de instalación¹ del sistema NexoCDX se incluye una base de datos, que puede utilizarse como punto de partida, para la operación en modo hotelero (en el sistema instalado, las principales funciones para operación en modo hotelero, se encuentran en la sección INFORMACIÓN OPERATIVA).

1.1. En la sección CONFIGURACIÓN, ingresando a la opción Estaciones SMDR, debe crearse una Estación por cada habitación del hotel (a su vez, cada habitación está en correspondencia directa con cada línea de interno en la central y, adicionalmente, pueden configurarse salones para conferencias o eventos, siguiendo el mismo procedimiento). A modo de ejemplo, para un hotel que tiene seis habitaciones en el primer piso, la configuración de estaciones sería semejante a la siguiente (en la imagen solo se muestran las habitaciones del primer piso):

1.2. En la sección CONFIGURACIÓN, ingresando a la opción Grupos SMDR / Folios, debe configurarse un Folio (Grupo) por cada Estación en el sistema. Inicialmente, cada Folio debe contener sólo una Estación, por simplicidad, con el mismo número. Siguiendo con el ejemplo anterior, el folio F101 contiene sólo la estación denominada Hab101 (ver en la columna Integrantes, el link Estaciones, ), y por lo tanto, el total acumulado en F101 corresponderá a los cargos telefónicos de la habitación 101, exclusivamente.

Eventualmente, ingresando al link Estaciones, podrían agruparse varias Estaciones en un Folio para enviar todos los cargos telefónicos a una cuenta única, de una habitación en particular. Sin embargo, se recomienda, al inicio, configurar una habitación por folio, para disponer de la información en forma separada:

Consideraciones para operación en modo hotelero con NETPRO

2. Cada operación que se realiza desde la consola virtual NETPRO, en modo hotelero², produce cambios en el estado de las habitaciones y esto condiciona las funciones que están disponibles para cada estado. El evento que origina el cambio puede provenir de distintos orígenes: sistema NexoCDX, consola virtual NETPRO o interno de la habitación. Esto brinda flexibilidad en la configuración y exige entender los procesos involucrados, para definir una metodología de operación consistente. En consecuencia, se recomienda adoptar uno de los dos sistemas: consola virtual NETPRO o sistema NexoCDX (de acuerdo a sus necesidades), para realizar las operaciones hoteleras de check-in y check-out. Adicionalmente, cuando se utiliza la consola virtual NETPRO están disponibles los comandos telefónicos, desde el interno de la habitación, para reportar las tareas del servicio de limpieza y la posibilidad de habilitar/deshabilitar la línea interna, en forma automática.

Cuando se utiliza el sistema NexoCDX, puede realizarse la apertura y el cierre de los folios, para administrar los cargos telefónicos de cada habitación y obtener el importe total para la estadía del huésped. Adicionalmente, en este sistema, se dispone de la información detallada, sobre los registros de llamadas, para cada línea interna.

2.1. Check-in:
Cuando un huésped ingresa a una habitación puede realizarse el check-in desde el menú⁵ de la consola virtual NETPRO:

Al realizar esta operación se habilita, en la central, la línea interna que corresponde a la habitación y en la consola se refleja, el estado de línea, como [L:Sí].
En el estado de la habitación se produce la transición de [Libre - Limpia] a [Ocupada - Sucia] para indicar que va a requerir servicio de mucama (ROOM STATUS: Vacant Clean >> Occupied Dirty).

Si esta operación⁶ se realiza en el sistema NexoCDX, sólo se abre el Folio correspondiente a la habitación (debido a que no puede interactuar con la central, no tiene efecto sobre la habilitación de la línea). Esto significa que, a partir del momento en que se realice el check-in, los cargos que se generen debido al uso de la línea interna asociada con la habitación, serán cargados en el folio correspondiente, hasta que el mismo se cierre, realizando una operación de check-out. En la sección INFORMACIÓN OPERATIVA, la opción de menú Check-in/out (folios), permite realizar estas operaciones, como se muestra en la siguiente imagen:

2.2. Estadía (In-house):
Una vez realizado el servicio de limpieza diario en la habitación, debe reportarse para que el sistema realice los cambios necesarios. Puede hacerse desde la habitación, marcando un código de habitación limpia, o desde el menú de la consola virtual NETPRO cambiando directamente el estado de la habitación de [Ocupada - Sucia] a [Ocupada - Limpia]. Esta transición (ROOM STATUS: Occupied Dirty >> Occupied Clean) actualiza el estado de la habitación en la consola virtual NETPRO. No tiene efecto sobre el Folio de la habitación en el sistema NexoCDX.

2.3. Auditoría nocturna (Night audit):
Esta operación que se realiza desde la consola virtual NETPRO, durante la noche, para pasar a un nuevo día, cambia el estado de las habitaciones de acuerdo a su estado previo, para notificar las habitaciones que estén ocupadas y van a requerir servicio de limpieza. Esto significa que produce las transiciones de [Ocupada -  Limpia] a [Ocupada - Sucia]. Este cambio (ROOM STATUS: Occupied Clean >> Occupied Dirty) actualiza el estado de las habitaciones en la consola virtual NETPRO. No tiene efecto sobre el Folio de la habitación en el sistema NexoCDX.

2.4. Check-out:
Al finalizar la estadía del huésped, para realizar el cierre del Folio que corresponde a una habitación, puede hacerse un check-out desde la consola virtual NETPRO. Esta operación interactúa con el sistema NexoCDX, totalizando los cargos telefónicos acumulados en el Folio y cerrándolo, y a su vez, actúa sobre la central, deshabilitando la línea interna que corresponde a la habitación. Además, en la consola virtual NETPRO, realiza el cambio de estado en la habitación de [Ocupada - Sucia] a [Libre - Sucia]. Es equivalente a la transición (ROOM STATUS: Occupied Dirty >> Vacant Dirty).

Esta operación de check-out, en forma alternativa, puede realizarse desde el sistema NexoCDX. En este caso, cierra y totaliza el Folio correspondiente a la habitación (debido a que no puede interactuar con la central, no tiene efecto sobre la habilitación de la línea).

2.5. Registro de cargos telefónicos:
En el sistema NexoCDX puede verse el registro de cargos telefónicos, correspondiente a la estadía completa del huésped (como Folio cerrado), bajo la sección:
INFORMACIÓN OPERATIVA >> Cargos en folios cerrados.
Para ver los cargos acumulados, en las cuentas de clientes aún hospedados, debe consultarse:
INFORMACIÓN OPERATIVA >> Cargos en folios abiertos.

En la siguiente imagen (con datos y valores ficticios), del sistema NexoCDX, se muestra como se presenta la información (detallada y sumarizada) correspondiente a una habitación, para una estadía completa, en un reporte de cargos para un folio cerrado:

2.6. Preparación de la habitación:
Las habitaciones que realizaron check-out, van a requerir el servicio de mucama. Una vez realizado el servicio de limpieza, en la habitación, puede cambiarse su estado marcando un código de habitación limpia, desde su propio interno o desde la consola virtual NETPRO realizando la transición [Libre - Sucia] a [Libre - Limpia] en el estado de la habitación. Este cambio es equivalente a (ROOM STATUS: Vacant - Dirty >> Vacant - Clean).

2.7. Reporte diario de habitaciones:
En la solapa Config de la consola virtual NETPRO, dentro de la sección Panel Extendido, la opción: Mostrar solapa Reporte, permite obtener un reporte con la información completa de cada habitación. Este reporte incluye el estado de la habitación (permite conocer cuáles están fuera de servicio y cuáles requieren servicio de limpieza), junto con el estado de la línea interna correspondiente y la hora programada, en el servicio de despertador, cuando está habilitado. La información contenida en este reporte, permite utilizarlo como orden de trabajo, para el servicio de limpieza diario.

En la siguiente imagen (con datos y valores ficticios), de la consola virtual NETPRO, se muestra como se presenta la información correspondiente a la solapa Reporte:

En este ejemplo, en la habitación 503 se programó el despertador para las 7:30 Hs (D:07:30) y en la habitación 505 para las 6:00 Hs (D:06:00). En esta última, la línea de la habitación está deshabilitada para hacer llamadas externas, esta condición está indicada como L:No. La última columna en el reporte presenta el estado actual de las habitaciones (de acuerdo al standard más utilizado en hotelería): su ocupación y si requiere servicio de limpieza (H: Ocupación - Limpieza). Adicionalmente, una columna de Servicios en la solapa Consola, muestra información complementaria sobre la habitación, incluyendo la presencia del personal de limpieza, que se identifique ingresando un código, desde el interno de la habitación, donde se encuentre realizando las tareas (consultar la documentación de la consola virtual NETPRO para obtener más información sobre la configuración y operación de esta función).

Consideraciones sobre el registro de operaciones

3. El sistema NexoCDX recibe la información, con los registros de operaciones (llamadas, check-in, check-out, etc.), a través de la Interfase de datos TCP/IP y la incorpora a su base de datos (a través de un servicio de importación). Cada registro recibido, se graba en un archivo de log, que permite verificar la información enviada por la interfase y los procesos realizados, por el sistema NexoCDX.

3.1. Contenido y formato de la información registrada:

En la carpeta:
C:\inetpub\wwwroot\nexocdx\capture\taaaammddhhmmss.txt
C:\inetpub\wwwroot\nexocdx\capture\t20160328142908.txt (ejemplo)

donde:
aaaa:    año         (2016)
mm  :    mes         (03)
dd  :    día         (28)
hh  :    hora        (14)
mm  :    minutos     (29)
ss  :    segundos    (08)

se crea un archivo, en forma diaria, cuando se activa la Interfase de datos TCP/IP, donde cada registro tiene el siguiente formato³:

T INT EX FECHA----- HORA-  DURAC NÚMERO----------|PROC

C 102 IN LU28/03/16 12:41                        |true
S 102 04 LU28/03/16 12:52  02:23 4993388         |true
E 504 12 LU28/03/16 13:16  09:06 6007722         |true
S 100 06 LU28/03/16 14:18  01:05 123654123654    |true
S 102 07 LU28/03/16 14:29  02:34 44335555        |true
E 200 02 MA29/03/16 08:29  05:14 01144466888     |true
C 102 OU MA29/03/16 10:05                        |true

Campo    Contenido
1            T = Tipo de registro: C indica Check-in/Check-out, S llamada Saliente, E llamada Entrante.
2            INT = Número de interno.
3            EX = Línea externa o extensión IN/OU para operaciones de Check-in/Check-out.
4            FECHA = SSDD/MM/AA, donde SS: día de la semana, DD: día, MM: mes, AA: año.
5            HORA = hh:mm, donde hh: hora, mm: minutos.
6            DURAC = duración en formato mm:ss, donde mm: minutos, ss: segundos.
7            NÚMERO = Número telefónico
8            PROC = Indicador de procesamiento: true: registro procesado, false: registro no procesado.

Este archivo contiene todos los registros de operaciones recibidos, a través de la Interfase de datos TCP/IP, desde la central, junto con el indicador de procesamiento que informa si el registro fue procesado por el sistema NexoCDX. No contiene ninguna información sobre tarifas, dado que éstas se obtienen por cálculo en el sistema NexoCDX. Cuando las operaciones hoteleras de check-in y check-out no se realizan desde la consola virtual NETPRO, el archivo anterior no contiene registros de tipo C (como el primero y el último mostrados en el ejemplo).

Consideraciones sobre el procesamiento de la información

4. En el sistema de registración y tarifación de llamadas NexoCDX, se procesa la información recibida desde la Interfase de datos, para calcular el costo de cada llamada, basado en el esquema tarifario configurado y se obtiene el total, para un período de tiempo, determinado por las operaciones de check-in y check-out, que se realizaron sobre el Folio correspondiente. El resultado totalizado que se obtiene, junto con el detalle de llamadas, está disponible a través de un reporte de cargos telefónicos⁶, para el período en el cual se registró la estadía del huésped, en la sección:
INFORMACIÓN OPERATIVA >> Cargos en folios cerrados.

Por razones de seguridad y rendimiento, se recomienda mantener actualizada la versión de la plataforma Java (www.java.com).

Referencias:
¹. Consultar la documentación de instalación del sistema NexoCDX.
². Consultar la documentación de funciones hoteleras de la consola virtual NETPRO.
³. Este formato corresponde a: Nexo CIO 64/144, Nexo SLX 24, con placa Nexo E&P equipada.
⁴. Consultar el checklist, en la sección Verificación de la documentación correpondiente a NexoCDX.
⁵. Consultar la documentación de operación de la consola virtual NETPRO.
⁶. Consultar la documentación de operación de NexoCDX.

Nota: Las versiones indicadas y las pantallas mostradas pueden variar,
de acuerdo al software disponible al momento de realizar la instalación
o la actualización del producto.

NexoCDX ©2016