Los servicios de conferencia en línea (Web Conference Services) permiten realizar reuniones en vivo, conferencias, presentaciones y entrenamientos a través de Internet. Para conectarse a la conferencia puede utilizarse una amplia variedad de dispositivos, tal como un teléfono o utilizando una computadora con parlantes y micrófono a través de un cliente web y una conexión VoIP.

En términos generales, una conferencia web proporciona una solución que incluye webmeeting, webcast y webinar. También puede ser una plataforma para hospedar eventos online. Una plataforma de conferencia web puede tener funcionalidades avanzadas como por ejemplo: compartir pantalla, mensajería instantánea, compartir escritorio, control remoto, compartir archivos y un whiteboard interactivo. Algunos incluso permiten a los usuarios programar las reuniones y enviar invitaciones automáticas a los participantes.

Adicionalmente, las tecnologías de conferencia en línea pueden ser parte de los sistemas de comunicaciones unificadas (UC Unified Communications) para que las empresas puedan tenerlas integradas en una sola plataforma.

Distintos tipos de conferencia y colaboración en línea

De acuerdo al número de participantes en la conferencia, al contenido y el tipo de información que se expone, al público que va dirigido, al tipo de plataforma que se utiliza, etc. pueden clasificarse en distintas clases de conferencias, más específicas según su función.

Webinar (Seminario web)

Esto es un término utilizado para describir un seminario en línea. Los presentadores pueden tener una opción de compartir un documento, mientras que dan la oportunidad a sus participantes de comentar o hacer preguntas.

Un webinar es un evento que se lleva a cabo virtualmente al que asiste exclusivamente una audiencia en línea. Esto lo distingue de un webcast, que también incluye la presencia de una audiencia física.

Los seminarios web son útiles para compartir conocimientos, liderar el pensamiento y el desarrollo profesional. El tamaño de la audiencia puede variar, pero se ha comprobado que la mayoría de los seminarios web son más pequeños que un webcast y se presentan a audiencias de menos de 1.000 personas.

Una de las principales características de los seminarios web es la interactividad y la participación del público que facilitan. Los seminarios web se basan en la comunicación bidireccional controlada: los participantes escuchan la emisión a través de los altavoces de su laptop, PC o dispositivo y tienen la oportunidad de contribuir con encuestas en directo, preguntas y respuestas, y descarga de recursos.

Algunas ventajas de este formato de comunicación son:

• Se permite las preguntas y respuestas
• Interacción
• Enseñanza y aprendizaje en un entorno amigable

Webcast (Difusión web)

Es una forma de conferencia online que se puede comparar a un Broadcast (difusión audiovisual) de radio o televisión. En este caso, la interacción entre el presentador y los participantes de la conferencia en línea puede estar más limitada, por ejemplo, a mensajes que envían los que están participando, para opinar o debatir sobre el tema que se está exponiendo.

Este formato de comunicación también se conoce como "transmisión en vivo". Tanto si se trata de un webcast a petición, en tiempo real, de video o de audio, la transmisión de contenido multimedia debe contar con un hardware de difusión que actúe como punto de origen. El hardware puede ser tan sencillo como un solo ordenador, o tan complicado como una gran colección de servidores trabajando conjuntamente. Además del hardware de difusión, debe haber una solución de software que pueda gestionar las transmisiones de los usuarios.

La función principal del hardware es procesar los datos que se emiten en tiempo real, mientras que el software se encarga de garantizar que cada usuario que solicita la emisión reciba una copia del webcast que se le ha asignado. Cada persona que quiere unirse a la conferencia envía una solicitud. Cuando se recibe esta solicitud, el hardware y el software de webcasting envían un canal virtual a los participantes de la reunión y, por éste, la retransmisión al dispositivo del participante a través de Internet.

En función de la plataforma de difusión elegida, el participante puede formar parte de la reunión utilizando una PC, un teléfono móvil o cualquier otro dispositivo compatible con la plataforma, tal como un SmartTV. Si utiliza un ordenador, pueden elegirse diversos dispositivos para la recepción del audio, tales como, altavoces, audífonos, auriculares, etc.

Algunas ventajas del Webcast son:

• Repetibilidad: puede reproducirse varias veces a petición.
• Capacidad de compartir: La primera audiencia no es la única. Como los webcasts pueden repetirse, los asistentes pueden compartir la transmisión con amigos o colegas.
• No es necesario añadir asistentes a la lista.

Webmeeting (Reunión web)

Un web meeting son reuniones virtuales que fomentan la interacción entre los participantes. Normalmente incluyen herramientas de colaboración como compartir archivos o un whiteboard interactivo para crear una tormenta de ideas.

Algunas ventajas de los webmeetings pueden ser:

• Sin descargas para los participantes
  Para unir, reunirse con participantes en un solo clic y directamente desde el navegador. Sin descargas o registro necesario.
• Integración
  La funcionalidad está incluida en el sistema de comunicaciones completo, es decir, no requiere una aplicación externa. Esto hace que las reuniones hospedadas sean más fáciles en tan solo unos clics.
• Acceso rápido con móvil
  Los usuarios pueden unirse a la reunión desde el teléfono móvil, o crear llamadas de video rápidas e instantáneas con los compañeros. Todo ello a través de aplicaciones para las plataformas más comunes que se utilizan en smartphones.
• Seguridad
  Mientras que los participantes pueden unirse en un solo clic, la tecnología WebRTC proporciona un enlace seguro único para cada usuario.